仕事の段取りをするためにはどうしたらいいのか?

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どうも、林です。

引っ越し準備や広告運用をやりながら学んでいるので、記事更新出来てませんでしたが

今日は「段取り」について書いていきたいと思います。

 

引っ越し準備は別にして、広告運用は頭が熱くなる(いっぱいになる)のを感じながら

設定から広告文を考えて入力しています(汗)

 

それでも、事前に広告文を考えておけば、すっと入力できたはず。

そういった「段取り」が仕事をスムーズに進めるかどうかに重要だと感じました。

 

 

段取りをするためにはどうしたらいいのか?

 

ず私が考える段取り方法は、以下の通りです。

  1. 1プロジェクト(仕事)毎にタスクを書き出す
  2. タスクからToDoを書き出して細かくしていく
  3. それを今ある仕事毎に分けて手帳かメモ帳に書いて、貼っておく

 

特に大事なのが、1番と2番。

だいたい一枚の紙に全て書き出してしまうものですが、

それでは後から見たときごっちゃになるのは確実です。

 

そうならないためにも、1つの仕事に対してタスクを書き出す事が重要です。

「これはあの仕事にタスクだな」ってわかるので、それをやれるところから

かたっぱしからやっていくだけでOKになります。

 

で、タスクって何?ということですが

課された仕事。課題。

のことを言います。

 

例えば、A社訪問、見積もり提出と説明。というのがタスクになります。

 

この任された仕事をやり遂げるには、「何をしたらいいか?」って話になりますが

これを「ToDo」と言います。

ToDo は、明確な締切りや期日があるスケジュールとは異なり、ある一定の期間内に 「するべきこと」 です。

 

直訳すれば「すること」です。

タスクを成すためにすることは何?と細かくしていくことで、

何をやればいいか明確になります。

 

なぜタスクとToDoに分ける必要があるの?

 

かにこういう質問が飛んできそうですね。

いろいろな意見があると思いますが、私の見解では以下の通りです。

 

  • タスクでは抽象的
  • 一つの仕事をやるには、細かい作業が当然のようにある
  • タスクを見ただけで頭で理解することはできるが、忙しいときそれは困難
  • ToDoにして細かくすることで、この仕事を進める場合はこれっと一目でわかる

 

といった理由やメリットがあります。

タスクは「A社見積もり提出」という仕事です。

 

見積もりを作って出すには、仕入れなどの経費計算や利益をどれだけいただくか?

上司との相談の上、決定など見積もりを一つ出すのにも色々とやるべきことがあります。

 

これを慣れていない仕事や、新しい案件に使っていくとスムーズにできるのです。

 

人はシンプルにすると動きやすくなる

 

しいこと、理解ができないことなどは人はそう簡単に「よし、動こう」とは

思わないものです。

 

ですが、それを細かくして一つ一つの動作を理解するだけでも行動しやすくなります。

これはあなたが上司になったときにも使えます。

部下に指示するとき、問題が起こったとき、それをあらかじめ予測しておけば

対応策がすぐに取れる。

 

これも上司に求められるスキルです。

細かくすれば、するほど全体が見渡せる意味でタスクからToDoへ落とし込む作業は

仕事を取り掛かる前にやっておくといいと感じています。

 

 

とりあえずやってから考えるのもあり

 

の場合は、とりあえずやってから考えるということもしています。

新しい案件でも、未知の分野だったら何をしたらいいのかさえも、わからないですからね。

 

なので、とりあえずやってみるのと同時に

「これも必要だな」とわかってくるので。

 

悩むよりやってしまうことも仕事では重要だと私は感じています。

その方が問題や課題も浮き彫りになりますからね!

 

 

相手待ちの場合にすることは?

 

事の中には相手に意見を求めたり、仕事を依頼することも出てきます。

その場合、当然ですが「待ちの状態」になります。

 

待ちの状態にすることは以下の通りです。

  • 他にできることをやる
  • 相手からレスがあったときの準備をしておく
  • その仕事の進捗状況を把握してタスクやToDoを見直す

 

といったことができます。

私はこの「待ちの状態」が非常に苦手です。手が止まってしまいます。

なので、他の仕事をするとか今から準備しておきたいものをリストアップしてやっておくのです

 

すると、ダラダラすることなく進行できます。

 

 

一人でやろうとしない

 

告なんて私は初めてです。

なので、一人でやろうとしないことを意識しています。

その道でやってきたプロや、先輩にお伺いを立てます。

 

仕事は一人でできないのは当然。なので困ったら相談できる体制を作っておくのも

必要だなと思います。

 

なので、社内の誰かに聞きやすい状況を作っておくのも

「一つの仕事」だと私は最近思っています。

私は基本一人ですが、詳しい知人に聞けるように交流しています。

 

一人で悩む時間があったら聞いてしまう。これが仕事を円滑に進めるコツだと

最近気付きました。

 

仕事、シゴトしない。私事も大切なときがある

 

の傾向として、仕事だけしかしないことがたまにあります。

寝る食べる風呂以外はPCの前という感じです。

 

それではコミュニケーションも取れないし、交流も深められない。

それが続くと「堅苦しいやつ」というイメージが定着し、損するのはあなたです。

 

かつて私もそれに当てはまっていました。

結局今でもその”くせ”が抜けず損することもあります。

 

なので、コミュニケーションは非常に重要です。

5分とかの休憩に同僚や先輩、後輩と仕事と関係ない話や趣味の話

共通の話題をすることで、仕事のときに頼んだり聞きやすくなります。

 

仕事と関係ないことが、案外仕事につながったりするものです。

私はこの手の方法?はあまり好きではない。

 

だけど、仕事を進められるんだったらやろうと思っています。

一人では限界があります。

  • 情報量
  • 孤独感にどこまで耐えられるか?
  • 仕事の進捗

 

など一人では遅かったり、足りなかったりするのです。

これを私は1年間だけですが、そんな状況になったことがありました。

 

先輩にも聞かない(嫌いだったので)、上司に聞いても頼りない(失礼ですが、そういう方でした)

それだったら自分でやれるところまでやろう。

そういった時期もありましたが、あれは非効率的です。

 

私自身にも問題はありますが、そうさせた会社にも問題がある考えています。

 

もっとも、自分がそうならないために日頃から信用を積み重ねておくことで

問題は解決に向かいます。

それができない不器用な人は、多少無理してでもやっておくと長い会社人生に

「大きな得」を生み出しますよ!

 

 

最後に、

 

っぱり仕事でもプライベートでも一人の時間は大切です。

ですが、人生単位で楽しもうと思ったら人の協力が必要。

 

空き時間にコミュニケーションをとったり、久しく連絡していない友人に

連絡を取ってみることは人生において得だと感じています。

 

意固地になる気持ちもわかりますし、私自身も頑固者です。

でも、こだわりに対して頑固なわけでそのこだわりが上手くいかないのは

本望ではないはず。

 

だったら多少無理してでも、コミュニケーションを取ることをお勧めします。

 

ABOUTこの記事をかいた人

ひろきち

初めまして、ひろきちです。 仕事はwebクリエーター、フリーライターです。 仕事術(ライフハック・マーケティング) ガジェット・Apple関係などを中心にブログを 更新していきます。